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AUF DEM WEG ZU DIALOGORIENTIERTEN BESCHAFFUNGSSYSTEMEN
Künstlicher Intelligenz steigert im Beschaffungswesen nicht nur die Effizienz, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten für Verbesserungen. Gleichzeitig erleichtert sie den Arbeitsalltag der Einkäufer deutlich.
Generativer KI im Beschaffungswesen
Mit der Weiterentwicklung der Beschaffung durch KI und maschinelles Lernen gewinnt die intelligente Entscheidungsfindung dank prädiktiver Analytik immer mehr an Bedeutung. Auch die umfassende digitale Dokumentation von Beschaffungsentscheidungen spielt eine immer größere Rolle.
Unternehmen stehen zudem vor der Herausforderung, neue ESG-Compliance-Vorgaben umzusetzen – dazu gehört die Überwachung der Nachhaltigkeit von Lieferanten, der CO2-Fußabdruck von Produkten und der Umgang mit Menschenrechtsfragen. In diesem Umfeld setzt Reply auf seine umfassende KI-Expertise, um innovative Ansätze zu entwickeln, die das Potenzial generativer KI entfalten und sowohl die Beschaffungsprozesse als auch die zugrunde liegenden Technologien weiterentwickeln.
Beschaffung als führende Business-Anwendung
Die zunehmende Zentralisierung der Beschaffung in Unternehmen hat in den letzten Jahren zur breiten Einführung von SaaS-basierten Supplier Relationship Management (SRM)-Lösungen geführt. Aufgrund ihrer begrenzten Anpassungsfähigkeit erfordert dies jedoch oft umfangreiche Anpassungen der Benutzeroberfläche an die spezifischen Kundenbedürfnisse, was zu kontinuierlichen Wartungsproblemen und einer geringeren Akzeptanz führt. Dies führt wiederum zu höheren Investitions-, Betriebs- und Servicemanagementkosten. Neue KI-gestützte Lösungen nutzen APIs, um die Funktionalität zu erweitern. Sie bieten interaktive Funktionen, die das Engagement der Stakeholder verbessern und gleichzeitig sicherstellen, dass die Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Skalierbarkeit in komplexen Beschaffungsumgebungen erfüllt werden.
Verbesserung des Procurement mit KI-orchestrierten Workflows
Die Beschaffung bietet mit ihrer zentralen organisatorischen Bedeutung einen idealen Rahmen, um Innovationen durch KI-gestützte Unternehmensanwendungen voranzutreiben. KI steuert Geschäftsprozesse dynamisch, indem sie Workflows koordiniert, sich in Echtzeit an wechselnde Daten und Anforderungen anpasst und die Skalierbarkeit, Belastbarkeit sowie die Entscheidungsfindung in Echtzeit durch die autonome Zusammenarbeit mehrerer KI-Agenten ermöglicht. Sie lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt so eine schrittweise Transformation, ohne dass ein vollständiger Austausch notwendig wird. Durch die Personalisierung von Workflows und Benutzererfahrungen in Echtzeit optimiert KI das Erlebnis sowohl für die Anwender als auch für den Geschäftskontext. Generative und dialogorientierte KI ersetzt traditionelle Frontends durch Konversationsoberflächen und nutzt Kontextdaten, um die Geschäftslogik rasch anzupassen, wodurch reaktionsschnelle und anpassungsfähige Systeme entstehen, die flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren.
Vertikale KI-Agenten für einzelne Bereiche
Reply hat durch ihre umfassende Erfahrung mit Einkaufsabteilungen in verschiedenen Branchen – sowohl global als auch national – eine Reihe von KI-gesteuerten Agenten entwickelt, die speziell auf Beschaffungsprozesse abgestimmt sind. Diese Agenten können Einkaufs-KPIs und Nachhaltigkeitskennzahlen aus komplexen Daten und Dokumenten extrahieren und identifizieren Einsparpotenziale, wie zum Beispiel die Konsolidierung kleiner Ausgaben bei mehreren Lieferanten. Generative KI-Assistenten helfen Nutzern beim Onboarding der Plattform, während andere Agenten technische Bewertungen vornehmen, die Einhaltung ausgehandelter Tarife überwachen und die Lieferantenqualifizierung bei der Bewertung neuer Partner sowie der Überwachung ablaufender Dokumente unterstützen.
Zu weiteren Innovationen gehören Self-Service-Beschaffungsagenten, mit denen Anforderer den Lebenszyklus ihrer P2P-Dokumente verfolgen können, sowie Gesprächsagenten, die beim Ausfüllen von Kaufanfragen helfen. Auch Tools zur Vereinfachung der Suche und des Vergleichs von Verträgen werden angeboten. Reply hat zudem eine generative KI-Lösung auf Basis von Retrieval Augmented Generation (RAG) entwickelt, die Verträge, Angebote und Rahmenverträge vollständig zugänglich und durchsuchbar macht. Diese Lösungen tragen dazu bei, die Beschaffungsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und das Nutzererlebnis innerhalb der Beschaffungsplattformen zu verbessern – alles in enger Zusammenarbeit mit bestehenden Systemen.
Das Beschaffungswesen in ein Profit Center verwandeln
Durch den Einsatz von KI wird die Beschaffung zu einer datengestützten, agilen und innovativen Funktion, die Prozesse wie Auftragsabwicklung, Rechnungsmanagement und Dateneingabe automatisiert, um den manuellen Aufwand zu minimieren und Fehler zu reduzieren. KI kann Einsparpotenziale aufdecken, Lagerbestände optimieren und Unternehmen dabei helfen, ihre Ausgaben effizient zu steuern, wodurch die Beschaffung zum Profitcenter wird. Sie verbessert die Nachverfolgung von Kommunikation und die Bewertung der Vertragserfüllung, indem Algorithmen Lieferantendaten analysieren, Risiken bewerten und sicherstellen, dass Unternehmenswerte eingehalten werden. KI-Tools können die Lieferantenleistung überwachen, potenzielle Risiken identifizieren und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben gewährleisten, besonders in stark regulierten Branchen. Letztlich fördert KI eine fundierte Entscheidungsfindung, indem sie Daten auswertet, die besten Lieferanten auswählt und Preisstrategien optimiert.
Nutzen aus der raschen Entwicklung von Unternehmensanwendungen ziehen
Die Beschaffung kann zudem von den Fortschritten bei KI-nativen Unternehmensanwendungen profitieren, wie etwa der KI-gestützten Softwareentwicklung und modularen Architekturen. Diese Technologien beschleunigen die Einführung neuer Funktionen und Produkte, reduzieren die Markteinführungszeit und senken die Kosten, während gleichzeitig ein Wettbewerbsvorteil gewahrt bleibt. Durch die Nutzung von Kontextdaten passt KI die Geschäftslogik dynamisch an, wodurch reaktionsschnelle und anpassungsfähige Systeme entstehen, die sich flexibel an sich ändernde Anforderungen in Echtzeit anpassen.
Auf dieExpertise von Reply im Procurement vertrauen
Die Experten von Reply unterstützen Einkaufsabteilungen bei der Entwicklung und Implementierung KI-gestützter Lösungen, die bestehende Systeme und Prozesse optimieren – zum Nutzen aller Beteiligten. Reply bringt sein technisches Know-how ein, um die passenden Lösungen auszuwählen, basierend auf den Anforderungen der Beschaffung, Implementierungskosten, ROI und Modelldesign. Mit umfangreicher Erfahrung im Change Management implementiert Reply umfassende Programme, um die Nutzerakzeptanz zu steigern, Schulungen und Weiterbildungen anzubieten, die Technologie an den Geschäftszielen auszurichten, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern und das Vertrauen in KI-basierte Technologien zu stärken.
