Last Update: November 2022
Gemäß Artikel 13 der EU Datenschutz-Grundverordnung und der UK-GDPR (im Folgenden “GDPR” genannt) und den jeweils geltenden nationalen Rechtsvorschriften stellt das Unternehmen der Reply-Gruppe ("Reply"), mit dem Kunden einen Vertrag abgeschlossen haben bzw. abschließen werden, in seiner Eigenschaft als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher ("Verantwortlicher") hiermit bestimmte Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten bereit.
Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten sind:
DSB Deutschland: dpo.de@reply.de
DSB Italien: dpo.it@reply.it
DSB Vereinigtes Königreich: dpo.uk@reply.com
Die personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Arbeits-E-Mail-Adressen, Telefonkontakte usw.) von Mitarbeitern und/oder Auftragnehmern des Kunden, die an den angeforderten oder möglicherweise erforderlichen Aktivitäten und Dienstleistungen beteiligt sind und vom Kunden an Reply weitergegeben werden, werden von Reply für die folgenden Zwecke verarbeitet:
a) Für die Erfüllung vertraglicher und/oder vorvertraglicher Verpflichtungen: für die Ausführung und vollständige Erfüllung der vertraglichen Beziehungen, auch in Bezug auf alle damit verbundenen administrativen und/oder buchhalterischen Angelegenheiten; für die Erfassung von Informationen, die für die Verwaltung der innerbetrieblichen Geschäftsbeziehung erforderlich sind; für die Durchführung von Verkaufsaktivitäten;
b) Für die Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen: um alle durch nationale Gesetze und -Verordnungen (einschließlich steuerlicher Bestimmungen) vorgesehenen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen;
c) Zur Wahrnehmung eines berechtigten Interesses von Reply und/oder der Reply Holding , falls erforderlich: für die Weitergabe der oben genannten personenbezogenen Daten an die betreffende Reply Holding und ihre jeweilige Verarbeitung durch letztere in ihrer Eigenschaft als gemeinsam mit Reply Verantwortliche für die Durchführung von Organisations- und Kontrollmanagementaktivitäten, auch zur Verbesserung der von der Reply-Gruppe ihren Kunden angebotenen Dienstleistungen, einschließlich (auch telefonischer) Umfragen zur Zufriedenheit der Kunden mit den erbrachten Dienstleistungen und den auf der Grundlage des Angebots durchgeführten Aktivitäten oder zur Vermeidung möglicher rechtlicher Ansprüche oder eines Prozesses vor einer zuständigen Behörde, auch zur Wiedererlangung des Vertrauens; für Analysen und statistische Untersuchungen auf der Grundlage der Daten, vorbehaltlich der Anonymisierung.
Der Kunde sichert Reply zu und gewährleistet, dass er seine Mitarbeiter/Auftragnehmer (und jede andere Person, die an der Weitergabe der Daten an Reply beteiligt ist) gemäß seinen Richtlinien und Verfahren und/oder in jedem Fall in der am besten geeigneten Form über den Inhalt dieses Datenschutzhinweises informiert hat und dass er vor der Weitergabe der personenbezogenen Daten an den für die Verarbeitung Verantwortlichen und an die betreffende Reply Holding die Einwilligung eingeholt hat, sofern dies nach geltendem Recht erforderlich ist.
Unbeschadet der Privatsphäre der betroffenen Person muss die Erhebung personenbezogener Daten als notwendig für die Durchführung der oben genannten Aktivitäten ausgelegt werden; im Falle der Nichtbereitstellung dieser Daten oder des Widerspruchs gegen ihre Verarbeitung könnten Reply und/oder die betreffende Reply Holding nicht in der Lage sein, die durch den Vertrag gegenüber dem Kunden übernommenen Verpflichtungen rechtmäßig zu erfüllen, und könnten daher gezwungen sein, die Ausführung eines Vertrags mit dem Kunden abzulehnen.
Darüber hinaus erkennt der Kunde an, dass diese personenbezogenen Daten allen öffentlichen und/oder privaten Personen, natürlichen und/oder juristischen Personen (Justizbehörden, Handelskammern, Behörden usw.) mitgeteilt werden können, wenn diese Mitteilung notwendig oder nützlich ist, um die vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen dieses Angebots sowie die geltenden Gesetze ordnungsgemäß zu erfüllen. Personenbezogene Daten können auch an Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Berater und Anwaltskanzleien weitergegeben sowie von anderen Unternehmen der Reply Gruppe, in ihrer Eigenschaft als Datenverarbeiter im Einklang mit dem geltenden Recht verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten werden für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses und nach dessen Beendigung für den maximalen Zeitraum verarbeitet, der durch die anwendbaren gesetzlichen und steuerrechtlichen Verjährungsfristen vorgesehen ist, und im Allgemeinen für die Verteidigung der Interessen und Rechte von Reply und/oder von Reply S.p.A., Reply SE und Reply Ltd, falls erforderlich, in allen Streitigkeiten, die von Behörden, privaten und öffentlichen Personen / Einrichtungen erhoben werden. Weitere Informationen über die Dauer der Datenaufbewahrung und das jeweilige Verhältnis können beim für die Verarbeitung Verantwortlichen und/oder beim Datenschutzbeauftragten angefordert werden.
Angestellte und Auftragnehmer des Auftraggebers haben in ihrer Eigenschaft als betroffene Personen das Recht, bei dem für die Verarbeitung Verantwortlichen Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, deren Löschung, die Berichtigung fehlerhafter Daten, die Vervollständigung unvollständiger Daten, die Einschränkung der Datenverarbeitung in den in Artikel 18 DSGVO vorgesehenen Fällen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einzulegen, unabhängig davon, ob diese auf dem berechtigten Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder eines Dritten beruht. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. Diese Rechte können per E-Mail an client.privacy@reply.com ausgeübt werden.
In Bezug auf personenbezogene Daten von betroffenen Personen (mit Ausnahme von Angestellten und Auftragnehmern), die vom Kunden zur Ausführung von Dienstleistungen, die Gegenstand des Angebots sind, offengelegt werden und/oder die von Reply im Auftrag des Kunden benötigt und verarbeitet werden könnten, verpflichtet sich Reply, dass die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Verpflichtungen, die sich aus seiner Ernennung als Datenverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO ergeben, einhalten werden.