Bestellungen spielend abwickeln dank RPA
Der Spielwarenhersteller Haba hat seinen Bestellprozess mit der Unterstützung von Leadvise Reply automatisiert, um künftig einen Backlog vermeiden und Peaks besser abfangen zu können.
#Robotic Process Automation
#Ordering process
#Toy manufacturer
#Retail
,allowExpansion)
Das Projekt Auf einen Blick
Manuelle Bestellprozesse automatisieren, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen und die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten? Für Haba dank der Robotic Process Automation-Lösung von Leavise Reply ein Kinderspiel.
Die Ausgangssituation
Backlog bei der Bestellabwicklung vermeiden
Die Haba Familygroup ist ein deutscher Spielwarenhersteller, dessen Produktpalette Holz- und Textilspielwaren, Brett- und Kartenspiele, Puzzles, Bücher, Möbel und Kinderzimmer-Accessoires umfasst. Gerade zu Weihnachten ist die Nachfrage nach diesen Produkten jedes Jahr besonders hoch. Das enorme Auftragsvolumen in dieser Zeit führte in der Vergangenheit oft dazu, dass die Bestellabwicklung nur durch Wochenendschichten und Nachtarbeit bewältigt werden konnte.
Schließlich löste jede Bestellung im Webshop eine E-Mail an das Order Management aus. Die darin enthaltenen Informationen mussten manuell in das Bestellsystem überführt werden, was eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 5 bis 10 Minuten pro Bestellung nach sich zog. Bei täglich rund 400 Bestellungen war ein Backlog vorprogrammiert.
Die Lösung
Ein Software-Bot für den Spielwarenhersteller
Um die Bestellabwicklung zu optimieren, hat Haba zusammen mit Leadvise Reply eine intelligente Automatisierungslösung auf Basis von Robotic Process Automation (RPA) entwickelt und implementiert.
Dahinter steckt ein Software-Bot. Dieser erhält nun die E-Mail, die bei jeder Bestellung im Webshop generiert wird. Automatisch überträgt er im Anschluss die darin enthaltenen Informationen in das System von Haba – eine Aufgabe, die vorher manuell durch einen Mitarbeiter erledigt werden musste. Falls der Software-Bot die Bestellung z. B. aufgrund fehlender Angaben nicht vollumfänglich bearbeiten kann, bereitet er alles so weit wie möglich vor und leitet nur den betreffenden Teil an einen Mitarbeiter weiter.
)
Wie wir das geschafft haben
Maßgeschneiderte Lösung dank eingehender Analyse
Damit Haba von einer passgenauen Lösung profitieren kann, die genau auf die Bedürfnisse des Spielwarenherstellers zugeschnitten ist, haben wir zunächst die bestehenden Prozesse im Bereich des Auftrags- und Kundenmanagements aufgezeichnet. So konnten wir diese eingehend analysieren und so anpassen, dass die Vorzüge von RPA vollumfänglich genutzt werden können. Anschließend haben wir die Prozesse mit Hilfe einer neuen IT-Infrastruktur auf Basis von Blue Prism und der OCR-Software Decipher automatisiert.
)
Das Ergebnis
Auf in eine automatisierte Zukunft
Heute beträgt die Bearbeitungszeit für eine Bestellungen bei Haba dank der Automatisierungslösung von Leadvidse Reply im Schnitt nur noch 1,5 statt 5 bis 10 Minuten. So lassen sich Bestellpeaks leichter bewältigen. Gleichzeitig kann durch die RPA ein Backlog vermieden werden.
Davon profitieren auf der einen Seite die Kunden, die ihre Bestellung schneller erhalten. Auf der anderen Seite entlastet die Automatisierung die Mitarbeiter. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass die Lösung bei der Belegschaft auf breite Akzeptanz gestoßen ist. Und so sammeln die Mitarbeiter von Haba bereits neue Ideen, welche Prozesse im Unternehmen noch mit Hilfe von RPA automatisiert werden sollten. Erste Umsetzungen sind bereits in Planung.
Die HABA FAMILYGROUP bereichert seit 85 Jahren Familien und Einrichtungen mit hochwertigen Produkten in den Kernbereichen Familienleben, Spielen, Bildung, Bewegung, Kleidung und Möbel. Unter ihrem Dach vereint sie die bekannten Marken HABA, JAKO-O und HABA Pro. Seit der Gründung 1938 durch Eugen Habermaass ist die HABA FAMILYGROUP mit Sitz in Bad Rodach in Familienhand.
Leadvise Reply ist spezialisiert auf Managementberatung für die Herausforderungen der Digitalisierung mit einem Schwerpunkt auf Branchen wie Telekommunikation, Chemie, Pharma oder das Banken- und Börsenumfeld. Leadvise Reply unterstützt Unternehmen in Digitalisierungs-, Organisations- und Umsetzungsprojekten unter Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Robotic Process Automation, intelligenter Prozessautomatisierung, Process Mining oder Kognitiver Assistenten. Der Fokus liegt dabei auf einer ganzheitlichen End-2-End Prozess-Transformation und schließt Strategie, Geschäftsmodellentwicklung sowie Roll-Out-Management ein.