Elaborare gli ordini è un gioco da ragazzi grazie alla RPA
Il produttore di giocattoli Haba ha automatizzato il processo di gestione degli ordini con il supporto di Leadvise Reply, per evitare arretrati ed affrontare meglio i picchi di domanda.
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IL PROGETTO IN SINTESI
Automatizzare i processi di gestione degli ordini per ridurre i tempi di elaborazione ed alleggerire i dipendenti da compiti ripetitivi? Un gioco da ragazzi per Haba, grazie alla soluzione di Robotic Process Automation introdotta da Leadvise Reply.
scenario
Evitare arretrati nell'elaborazione degli ordini
Haba Familygroup è un'azienda tedesca produttrice di giocattoli che offre una gamma di prodotti quali giocattoli in legno e in tessuto, giochi da tavolo e di carte, puzzle, libri, mobili e accessori per la cameretta. La domanda di questi prodotti è particolarmente elevata ogni anno nel periodo natalizio. In passato, l'enorme volume di ordini che si registra in questo periodo ha spesso comportato la necessità di gestire l'evasione degli ordini tramite turni nel fine settimana e lavoro notturno.
Per ogni ordine effettuato nello store online, veniva inviata un'e-mail al dipartimento di Order Management. Le informazioni contenute nella mail dovevano essere trasferite manualmente al sistema degli ordini, con un tempo medio di elaborazione di 5-10 minuti per ordine. Con circa 400 ordini al giorno, avere degli arretrati era inevitabile.
La soluzione
Un bot software per il produttore di giocattoli
Per ottimizzare l'elaborazione degli ordini, Haba ha sviluppato e implementato una soluzione di automazione intelligente basata sulla Robotic Process Automation (RPA) insieme a Leadvise Reply.
La soluzione si basa su un bot software. Il bot riceve l'e-mail generata per ogni ordine nel web store e trasferisce automaticamente le informazioni contenute nel sistema di Haba: un compito che in precedenza doveva essere svolto manualmente da un dipendente. Se il bot software non è in grado di elaborare completamente l'ordine, ad esempio a causa di informazioni mancanti, prepara quanto più possibile e inoltra a un dipendente solo la parte rilevante.
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Come ABBIAMO FATTO
Una soluzione su misura grazie ad un'analisi approfondita
Affinché Haba potesse beneficiare di una soluzione su misura, perfettamente adeguata alle proprie esigenze, abbiamo innanzitutto registrato i processi esistenti nella gestione degli ordini e dei clienti. Questo ci ha permesso di analizzarli nel dettaglio e di adattarli, in modo da sfruttare appieno i vantaggi della RPA. Abbiamo quindi automatizzato i processi utilizzando una nuova infrastruttura IT basata sui software Blue Prism e Decipher OCR.
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Il risultato
Verso un futuro automatizzato
Oggi, grazie alla soluzione di automazione realizzata da Leadvise Reply, il tempo di elaborazione di un ordine in Haba è di soli 1,5 minuti in media, invece di 5-10 minuti. Questo facilita la gestione dei picchi di ordini e, allo stesso tempo, rende possibile evitare gli eventuali arretrati. Da un lato, ciò si traduce in un vantaggio per i clienti, che ricevono gli ordini più velocemente.
Dall'altro, l'automazione alleggerisce il lavoro dei dipendenti: la soluzione infatti ha riscosso un'ampia approvazione da parte del personale. I dipendenti di Haba stanno già raccogliendo nuove idee su quali processi dell'azienda dovrebbero essere automatizzati con l'aiuto dell'RPA. Le prime implementazioni sono già in fase di pianificazione.
Da 85 anni, HABA FAMILYGROUP contribuisce ad arricchire le famiglie e le istituzioni con prodotti di alta qualità nelle aree chiave della vita familiare, del gioco, dell'educazione, del movimento, dell'abbigliamento e dell'arredamento. Sotto la sua insegna, riunisce i noti brand HABA, JAKO-O e HABA Pro. Sin dalla sua fondazione nel 1938 da parte di Eugen Habermaass, HABA FAMILYGROUP è sempre rimasto a conduzione familiare, con sede a Bad Rodach.
Leadvise Reply è specializzata in consulenza manageriale per le sfide della digitalizzazione, con particolare attenzione a settori quali le telecomunicazioni, la chimica, la farmaceutica o l'ambiente bancario e di borsa. Leadvise Reply supporta le aziende nei progetti di digitalizzazione, organizzazione e implementazione utilizzando tecnologie avanzate come la Robotic Process Automation, l'Intelligent Process Automation, il Process Mining o i Cognitive Assistant. Il focus è sulla trasformazione dei processi end-to-end, compresa la strategia, lo sviluppo del modello di business e la gestione del roll-out.