RPA langfristig verankern
Dank des integrativen Ansatzes von Macros Reply ist es der Gothaer gelungen, Robotic Process Automation nicht nur einzuführen, sondern auch den langfristigen Erfolg dieser Technologie im Unternehmen zu sichern.
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Dezentrale RPA-Teams in den Fachabteilungen und ein zentrales Center of Competence: Dank dieser Kombination sind bei dem Versicherungsunternehmen Gothaer heute rund 30 Software-Bots erfolgreich im Einsatz.
Szenario
Der mangelnden Akzeptanz von RPA entgegenwirken
Zahlreiche Unternehmen haben in den vergangenen Jahren Robotic Process Automation (RPA) eingeführt. Diese Technologie ermöglicht die Erstellung praktischer Software-Bots, die wiederkehrende Routinearbeiten übernehmen und so Entlastung schaffen können. Trotz dieses Potenzials scheitert RPA in vielen Betrieben: Die notwenigen Tools werden zwar implementiert, doch die mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeitenden führt dazu, dass damit nur wenige Bots erstellt oder die bereits vorhandenen nicht genutzt werden. Um ein solches Scheitern zu vermeiden, hat der Versicherungskonzern Gothaer auf die Unterstützung von Macros Reply gesetzt.
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Die Lösung
Integrativer Ansatz bindet Belegschaft ein
Nicht nur implementieren, sondern auch nachhaltig verankern: Diesem Motto folgte die RPA-Einführung bei der Gothaer. Dafür haben die Experten von Macros Reply einen integrativen Ansatz entwickelt, der auf zwei Säulen beruht:
Viele dezentrale RPA-Teams
Um die Belegschaft von Anfang an einzubinden, wurden in den Fachabteilungen zahlreiche dezentrale RPA-Teams eingerichtet. Diese entschieden, wo die Software-Bots eingesetzt werden sollten, und kümmerten sich um die konkrete Ausgestaltung dieser. So konnte sichergestellt werden, dass die Lösungen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen. Gleichzeitig wurde die Akzeptanz der neuen Technologie gestärkt und die Verwendung im Alltag wahrscheinlicher.
Ein zentrales Center of Competence
Den dezentralen RPA-Teams stand das zentrale Center of Competence zur Seite. Dessen Hauptaufgabe war die Vernetzung, die Vermittlung von Know-how, das Etablieren von Standards, die Organisation von Trainings und die Unterstützung der RPA-Teams in den Fachabteilungen. So konnte gewährleistet werden, dass die entwickelten Bots bestimmte Qualitätskriterien und Compliance-Richtlinien entsprachen.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Die Vorteile
Arbeitszeit für wertschöpfende Aufgaben einsparen
Derzeit sind bei der Gothaer rund 30 Software-Bots im Einsatz. Einige davon werden temporär genutzt, andere dauerhaft. Die Einsatzgebiete dieser Bots sind vielfältig und reichen von der Neukundenerfassung über die Schadensbearbeitung und Leistungsabrechnungen bis hin zur Korrespondenzdigitalisierung. In Summe kann die Gothaer dank ihnen mittlerweile rund 40.000 Arbeitsstunden jährlich bei Routineprozessen einsparen.
Das schafft Kapazitäten für anspruchsvollere Aufgaben. Dank des integrativen Ansatzes bei der Einführung entlastet die RPA-Technologie die Mitarbeitenden zudem genau an den Stellen, an denen sie es benötigen. Und so überzeugen die praktischen Software-Bots bei der Gothaer auch die Belegschaft.
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Der Gothaer Konzern ist mit 4,6 Mrd. Euro Beitragseinnahmen und rund 4,1 Millionen versicherten Mitgliedern eines der größten deutschen Versicherungsunternehmen. Die Produktpalette erstreckt sich im Privat- und Unternehmerkundengeschäft über alle Versicherungssparten. Dabei setzt die Gothaer auf eine qualitativ hochwertige und vor allem persönliche Beratung der Kunden.
Macros Reply ist Experte in der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen für Versicherungen und Finanzdienstleister. Um deren hohen Anspruch gerecht zu werden, entwickelt Macros Reply für die Kernfunktionalitäten eigene, flexibel konfigurierbare Software und ergänzt diese mit Lösungen von ausgewählten, geprüften und langjährigen Partnern. Mittels innovativen Technologien wie Process Mining, Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning hilft Macros seinen Kunden sich in moderne, schnell agierende Unternehmen zu verwandeln: Die Sachbearbeitung wird von Routine-Arbeiten entlastet und bei wertschöpfenden Tätigkeiten unterstützt, ebenso profitiert der Kunde von deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten. Macros Reply steht auch für: ECM, Vorgangsbearbeitung & DMS, Verteilregelwerke, Workflows & Prozessmanagement, elektronische Akten & Postkörbe, sowie Archivierung.