Consolidare la RPA a lungo termine
Grazie all'approccio integrativo di Macros Reply, Gothaer è riuscita non solo ad introdurre la Robotic Process Automation, ma anche a garantire il successo a lungo termine di questa tecnologia in azienda.
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Team RPA decentralizzati in reparti specifici e un centro di competenza: grazie a questa combinazione, circa 30 bot software vengono ora utilizzati con successo presso la compagnia assicurativa Gothaer.
Scenario
Gestire la difficile accettazione della RPA
Negli ultimi anni, molte aziende hanno introdotto la Robotic Process Automation (RPA): questa tecnologia consente di creare utili bot software che possono occuparsi di attività di routine ricorrenti, riducendo così il carico di lavoro. Nonostante questo potenziale, la RPA fallisce in molte aziende: gli strumenti necessari vengono implementati, ma la mancanza di accettazione da parte dei dipendenti fa sì che vengano creati solo pochi bot o che quelli esistenti non vengano utilizzati. Per evitare questo tipo di insuccesso, il gruppo assicurativo Gothaer si è affidato al supporto di Macros Reply.
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La soluzione
Coinvolgere i dipendenti attraverso un approccio integrativo
Non solo implementare, ma anche consolidare a lungo termine: questa è stata la filosofia alla base dell'introduzione della RPA in Gothaer. Per questo, gli esperti di Macros Reply hanno sviluppato un approccio integrativo basato su due pilastri.
Molti team RPA decentralizzati
Per coinvolgere il personale fin dall'inizio, sono stati creati numerosi team RPA decentralizzati nei reparti. Questi team hanno deciso dove utilizzare i bot software e si sono occupati del loro sviluppo concreto. Ciò ha garantito che le soluzioni rispondessero alle esigenze dei dipendenti. Allo stesso tempo, l'accettazione della nuova tecnologia è stata rafforzata e il suo utilizzo nella vita quotidiana è diventato più probabile.
Un centro di competenza
I team RPA decentralizzati sono stati supportati dal Centro di competenza. Il suo compito principale è stato il networking, il trasferimento di know-how, la definizione di standard, l'organizzazione della formazione e il supporto ai team RPA nei dipartimenti. In questo modo è stato possibile garantire che i bot sviluppati soddisfacessero determinati criteri di qualità e linee guida di conformità.
Una cooperazione su tutti i livelli
I risultati
Risparmiare ore di lavoro per attività a valore aggiunto
Attualmente Gothaer ha in uso circa 30 bot software. Alcuni di essi vengono utilizzati temporaneamente, altri in modo permanente. Le aree di applicazione di questi bot sono diverse e vanno dalla registrazione dei nuovi clienti, all'elaborazione delle richieste di rimborso e alla liquidazione delle indennità, fino alla digitalizzazione della corrispondenza. In totale, Gothaer può risparmiare circa 40.000 ore di lavoro all'anno nelle procedure di routine.
In questo modo si crea la capacità di svolgere compiti più impegnativi. Grazie all'approccio integrativo adottato durante l'implementazione, la tecnologia RPA alleggerisce inoltre i dipendenti proprio nei momenti in cui ne hanno bisogno. E così i software bot di Gothaer convincono anche il personale.
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Il Gruppo Gothaer è una delle principali compagnie assicurative tedesche, con una raccolta premi di 4,6 miliardi di euro e circa 4,1 milioni di assicurati. La gamma di prodotti si estende a tutti i rami assicurativi nel settore della clientela privata e aziendale. Gothaer si impegna a fornire ai propri clienti una consulenza di alta qualità e personalizzata.
Macros Reply è esperta nella digitalizzazione e nell'automazione dei processi aziendali per compagnie assicurative e provider di servizi finanziari. Per soddisfare gli standard più elevati, Macros Reply sviluppa software flessibili e configurabili per le funzionalità principali, arricchiti da soluzioni di partner selezionati, testati e di lunga durata. Utilizzando tecnologie innovative come il Process Mining, la Robotic Process Automation (RPA) e il Machine Learning, Macros Reply aiuta i propri clienti a trasformarsi in aziende moderne e veloci: alleggerisce l'elaborazione dal lavoro di routine e supporta le attività a valore aggiunto, con vantaggi per il cliente in termini di tempi di elaborazione significativamente ridotti. Macros Reply è anche sinonimo di: ECM, transaction processing e DMS, regole di distribuzione, workflow e process management, eFiles e ePostbox e archiviazione.