Zukunftssichere Ausrichtung des IT-Anforderungsmanagements eines wachsenden Unternehmens
Gestiegenes Neugeschäftsvolumen, Unternehmenszukäufe sowie heterogene Prozesse und Strukturen: Um den sich daraus ergebenden Herausforderungen für das IT-Anforderungsmanagement gerecht zu werden sowie betriebswirtschaftlich sinnvolle Synergien zu heben, hat die Itzehoer Versicherung auf die Expertise der Fincon Reply gesetzt.
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Die Challenge
Ein unternehmensweit einheitliches IT-Anforderungsmanagement, das den gewachsenen Herausforderungen gerecht werden kann.
Das Szenario
Neues Zielbild des IT-Anforderungsmanagement
Die Itzehoer Versicherung ist ein mittelständisches Versicherungsunternehmen aus Norddeutschland mit ca. 845 Mitarbeitern und Beitragseinnahmen in Höhe von EUR 653,6 Mio. (Stand 31.12.2022). Das eigene Neugeschäft und anorganisches Wachstum durch Bestands- und Unternehmenskäufe ermöglichten dem Versicherer in den vergangenen Jahren ein starkes Wachstum. Viele IT-Projekte werden dadurch mittlerweile vertriebswege- und standortübergreifend durchgeführt. Somit ist mehr als zuvor eine übergreifende Abstimmung der Anforderungen notwendig, um Redundanzen oder widersprüchliche Anforderungen zu verhindern und Projekte anhand der strategischen Ziele des Unternehmens auszurichten. Mit der Neuordnung verfolgt die Itzehoer das Ziel, die Qualität der Anforderungen zu steigern sowie eine Standardisierung von Prozessen, Vorgehensweisen und Methoden herbeizuführen. Zudem sollte konzernweit eine höhere Transparenz über die Anforderungen und dessen Stand erreicht werden, um rechtzeitig mögliche betriebswirtschaftlich sinnvolle Synergien heben zu können.
Deshalb beauftragte die Itzehoer Versicherung Fincon Reply damit, ein neues Zielbild „IT-Anforderungsmanagement“ zu entwickeln. Gefragt waren unternehmensweit einheitliche Prozesse und Tools sowie eine angepasste Aufbauorganisation und Governance-Struktur, die der Größe des Unternehmens gerecht werden können.
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Die Lösung
Der Weg zum passenden IT-Anforderungsmanagement
Geballte IT-Kompetenz und fundierte Kenntnisse der Versicherungsbranche: Dank dieser perfekten Kombination gelang es Fincon Reply eine maßgeschneiderte Roadmap für die Itzehoer Versicherung und ihren Weg zum IT-Anforderungsmanagement der Zukunft zu entwickeln. Diese umfasst 21 konkrete Handlungsfelder, die durch detaillierte Maßnahmen-Steckbriefe genauer definiert werden. Besonders relevant waren dabei:
Aufbauorganisatorische Maßnahmen
Die Neustrukturierung der aufbauorganisatorischen Abbildung des IT-Anforderungsmanagements war eine der zentralen Herausforderungen. Um klar abgrenzbare Verantwortungsbereiche zu schaffen wurde die IT-Koordination neu strukturiert: Eine Sprecherin der IT-Koordination sowie ein Team von IT-Koordinierenden mit jeweiligen Zuständigkeiten auf Systemebene wurden in einem virtuellen Team zusammengefasst, sodass die Sicherstellung des Austausches, die Standarisierung von Methoden sowie die Erarbeitung neuer Rollenprofile gewährleistet sind.
Ablauforganisatorische Maßnahmen
Im Prozess des IT-Anforderungsmanagement wurden Verantwortlichkeiten und Prozesse neu gedacht und zugeteilt und an alle Stakeholder verbindlich zur Nutzung kommuniziert. Freigabeprozesse für Anforderungen folgen nun einer mit allen Bereichen abgestimmten Vorgehensweise. Ein zusätzlicher offizieller Eskalationsprozess sorgt zudem für schnelle Entscheidungen und unterbindet Unsicherheiten oder Stillstände in Projekten.
Technische Maßnahmen
Begleitet und unterstützt wurden die Maßnahmen durch die konsequente Nutzung des Tools Jira, das eine transparente und tagesaktuelle Projektübersicht ermöglicht. Zudem wurde für umfangreichere Anforderungen ein zentrales Dashboard eingerichtet, welches von allen Jira-Usern einsehbar ist. Weiter wurden durch die IT-Koordinierenden Standards für die Einreichung von Anforderungen etabliert.
Wie wir das erreicht haben
Interviews, Markttrends und Best Practices
Um sich ein detailliertes Bild der Ausgangslage zu verschaffen, setzten die Experten von Fincon Reply auf Interviews mit Personen aus allen an den Prozessen beteiligten Unternehmensbereichen. So wurden die Stärken und Schwächen der gelebten Modelle herausgearbeitet. Dazu führten wir zudem eine Review aller vorhandenen Dokumentationen zu Prozessen, Methoden und Gremien durch.
Ergänzt wurde diese interne Sicht durch die externe Perspektive: Markttrends, wie die agile Transformation, New Work und Remote Work fanden Einzug in der Analyse. Ausgewählte Wettbewerbsbeispiele zur organisatorischen und prozessualen Abbildung des IT-Anforderungsmanagement haben die externe Perspektive abgerundet.
Der entscheidende Vorteil
Passgenauer Ansatz und flexible Umsetzung
Dank der klaren Roadmap von Fincon Reply ist die Itzehoer Versicherung nun in der Lage, die erarbeiteten Lösungen selbst umzusetzen. Durch den abgestuften Optionenraum jeder Maßnahme kann der Kunde sich das passgenaue IT-Anforderungsmanagement zusammenstellen und bei Bedarf selbst „upgraden“. Gleichzeitig ermöglicht der modulare Aufbau der Handlungsfelder dem Versicherer, die Maßnahmen flexibel und unabhängig voneinander umzusetzen. Dabei kann er sich weiterhin auf die Expertise von Fincon Reply verlassen. Schließlich unterstützen die Experten auch künftig punktuell in ausgewählten Handlungsfeldern.
Die Itzehoer Versicherungen sind ein 1906 gegründeter Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VvaG) mit Hauptsitz in Itzehoe der Rundum-Schutz im privaten, gewerblichen und landwirtschaftlichen Bereich bietet. Das Unternehmen wird im norddeutschen Raum flächendeckend durch ein engmaschiges Netz von Vertrauensleuten vertreten. Bundesweit ist die Itzehoer durch Makler und Mehrfachagenten präsent.
Fincon Reply ist ein Business- und IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Finanzdienstleistungsindustrie. Fincon Reply berät Banken, die Sparkassen-Finanzgruppe, die Genossenschaftliche FinanzGruppe und Versicherungen sowie deren Zulieferer proaktiv bei ihrer digitalen Transformation. Das Unternehmen unterstützt vor Ort mit spezialisierten Berater- und Entwicklerteams und liefert schlüsselfertige Lösungen.