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Digitalizzazione nei documenti per rendere più efficienti i processi

Macros eWorkplace è la nuova linea di prodotti intelligenti per l’elaborazione di documenti e procedure che non richiedono il cambiamento di alcuna interfaccia

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È il momento della digitalizzazione

Con la pandemia di Covid-19 le aziende hanno acquisito maggiore consapevolezza di come molti processi siano tuttora manuali e non digitali. L’operatività da remoto (da casa), svolta con efficienza, è possibile soltanto attraverso la digitalizzazione. Ora è il momento ideale per porre le basi per l’azienda del futuro.

Macros eWorkplace

Macros eWorkplace è la nuova linea di prodotti intelligenti per l’elaborazione di documenti e procedure che non richiedono il cambiamento di alcuna interfaccia: ogni fase del ciclo procedurale e documentale – dal contatto iniziale con il cliente alla risposta – è completamente digitale e integrata.

Il componente essenziale di Macros eWorkplace è la funzionalità eClient, con caselle di posta in arrivo e sistemi di archiviazione elettronici. La totale integrazione nei sistemi principali, la gestione di ingressi e uscite, la distribuzione e i flussi di lavoro per la posta in arrivo semplificano l’elaborazione di operazioni standard.

Macros eWorkplace è utile per implementare in modo efficiente le procedure standardizzate, dalla gestione dei messaggi di posta in arrivo a quella dei messaggi in uscita. La casella di posta elettronica in arrivo contiene tutti i processi, gli ordini, i messaggi di pertinenza e gli elementi di follow-up. Con un semplice clic è possibile accedere a un file digitale dove tutte le informazioni rilevanti per i processi decisionali riguardanti un cliente o un contratto, dopo essere state recuperate da sistemi differenti, possono essere visualizzate insieme in un’unica schermata. Grazie all’integrazione, Macros eWorkplace permette ai sistemi di un particolare reparto aziendale di compiere un importante salto di qualità. Tutti i sistemi Office di posta elettronica e di back-end possono essere collegati senza alcuna complessità.

Una vista a 360 gradi

Come da una cabina di pilotaggio, Macros eWorkplace consente una vista a 360 gradi sull’elaborazione di processi e flussi di lavoro per offrire ai clienti servizi d’eccellenza.

I vantaggi di Macros eWorkplace:

  • Elaborazione efficiente dei documenti in arrivo

  • Distribuzione intelligente e automatica alle caselle di posta, individuali o di gruppo

  • Panoramica completa di processi, messaggi, documenti e appuntamenti nella casella di posta elettronica

  • Accesso diretto a file digitali e altri programmi: vista a 360 gradi su tutte le informazioni rilevanti

  • Tempi di elaborazione ridotti: eccellente servizio al cliente

  • Adattabilità a tutti i più comuni sistemi di archiviazione/memorizzazione, sistemi Office e di posta elettronica, applicazioni specifiche, sistemi operativi, etc.

Macros eWorkplace offre i vantaggi di una digitalizzazione completa e di un’ottimizzazione dell’intero ciclo documentale, dalla casella di posta in arrivo a quella in uscita, dalla richiesta del cliente al followup.

I vantaggi di una soluzione modulare

Macros eWorkplace è composta da moduli Macros e dalle soluzioni più adeguate dei Partner Macros. Ogni modulo può essere combinato singolarmente, per ogni ambiente di sistema e in base a esigenze specifiche.

La combinazione dei moduli di gestione Macros Reply e Macros eNform opera in background, in modo impercettibile, e consente di ottimizzare ogni fase rilevante del processo di elaborazione della posta in arrivo: i documenti in ingresso vengono scansionati, classificati automaticamente mediante Intelligenza Artificiale ed estratti con tecnologia OCR/ICR, rilevati, verificati e distribuiti nelle caselle di posta del team o del singolo collaboratore. I documenti che non prevedono un processo di controllo manuale possono essere elaborati “al buio”.

E-mail, lettere, fax o altri canali: grazie all’introduzione di una moderna soluzione di gestione degli ingressi, come Smart FIX di Insiders Technologies, è possibile elaborare l’intera corrispondenza in arrivo in modo efficiente e intelligente, con rilevamento e indicizzazione dei documenti del tutto automatici.

Smart fix, gestire la corrispondenza in modo automatico

Smart FIX è un prodotto standard intelligente ideale per l’elaborazione automatica di grandi volumi di documenti (anche molto diversi tra loro) senza precedente smistamento, nonché della posta in arrivo generica e non strutturata, a prescindere dal canale di ingresso, dal formato e dalla struttura.

Questo tool è in grado di fornire una classificazione multipla knowledge-based dei documenti e di provvedere all’estrazione di tutte le informazioni più importanti nel processo di business con metodi tecnologici e all’avanguardia. Si tratta pertanto di uno strumento completo, di comprovata qualità ed efficienza. Smart Fix è in grado di elaborare tutti i documenti in un unico sistema, offrendo un’alta qualità dei dati grazie a controlli di plausibilità impeccabili e a un’elaborazione della posta estremamente ergonomica in lingue differenti.

Macros Reply

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Specializzata in informazioni navigabili e document management, in soluzioni per l’archivio e la mailbox in particolare nel settore banche e assicurazioni. Macros Reply ottimizza i processi di business attraverso soluzioni innovative che permettono ai clienti di ottenere un miglioramento dei processi operativi all’interno dell’intera azienda.