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Kollaborationen weiterentwickeln, Arbeitsprozesse optimieren und Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg neu organisieren.
Volks- und Raiffeisenbanken befinden sich mit der Umstellung von Lotus Notes auf Microsoft M365 (agree21M365) derzeit in einer Phase der technischen Transition. Der Wechsel soll nicht nur die IT-Infrastruktur modernisieren und damit einen Beitrag zur Digitalisierung des Bankgeschäfts liefern, sondern insbesondere den Shift in eine neue Arbeitswelt bieten. Ziel ist es, durch modernere Anwendungen die Kollaboration weiterzuentwickeln, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg neu zu organisieren.
Die Transformation geht jedoch über die Einführung neuer Tools hinaus. Sie kann eine kulturelle Veränderung unterstützen sowie agileres Arbeiten, flexiblere Kommunikation und mehr eigenverantwortlicheres Agieren. So wird deutlich, dass diese Transformation über ein reines IT-Projekt hinausgeht und weitere Bereiche wie Mindset, Kultur und Organisation im Fokus hat. Es ist daher von zentraler Bedeutung, die Transition architekturell anhand eines Big Picture und einer Change-Roadmap aufzusetzen.
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Ziel ist es, neben den technischen Veränderungen und den entsprechenden Aktivitäten, Vertreter aller Organisationseinheiten und Ebenen zu identifizieren und einzubeziehen. Weitere Herausforderungen bestehen darin, die Menschen dazu zu bewegen, sich auf den kulturellen Change einzulassen und diesen auf der Basis der neuen Möglichkeiten proaktiv mitzugestalten und über Abteilungsgrenzen hinweg zu begeistern.
Dabei gilt es, unterschiedliche Bedürfnisse und Erfahrungen der Mitarbeitenden und die Kultur der Bank zu berücksichtigen und auf Bewährtes aufzubauen.
Im Zuge der Einführung von Microsoft 365 (M365) empfiehlt es sich, den Übergang nicht nur als IT-Projekt zu gestalten, sondern als kulturellen Wandel hin zu einer zukunftsfähigen Arbeitswelt. Um die unterschiedlichen Perspektiven zu berücksichtigen und ein gemeinsames Verständnis der Ziele zu schaffen, unterstützen zertifizierte Fincon Reply-Trainer in einem Workshop mit der eigenland®-Methode. Mit dieser Methode können Zielszenarien entwickelt werden, wie z. B. ein Big Picture für die neue Arbeitswelt, das als Leitlinie für die gesamte Transformation dient.
Definition der Kernbereichen
Ein offener Dialog
Das Big Picture
Für den Workshop werden 60 Thesen genutzt, die sich auf die sechs Handlungsfelder Kommunikation, Information, Arbeitsabläufe, Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit und Change konzentrieren. Durch die strukturierte Bewertung dieser Handlungsfelder werden Kernbereiche identifiziert, die für eine erfolgreiche Einführung von M365 priorisiert werden müssen.
Am Workshop sollten Stakeholder und Arbeitspaketleiter der verschiedenen Bereiche teilnehmen. Die Methode setzt dabei auf spielerische, interaktive Elemente zur Bewertung der Thesen, was eine konstruktive Auseinandersetzung und einen offenen Dialog fördert. Die Teilnehmenden reflektieren dann sowohl die aktuelle Situation als auch zukünftige Anforderungen an die neue Arbeitswelt.
Das Ergebnis des Workshops ist ein Big Picture (Zielbild) für die zukünftige Arbeitswelt mit M365. Das Zielbild definiert die strategischen Leitlinien der Transformation und zeigt auf, wie die neuen Tools optimal genutzt werden können, um Arbeitsabläufe und die Kultur zu verbessern.
Moderne Kommunikation: Microsoft Teams als zentraler Kommunikationskanal.
Effiziente Informationsflüsse: Nutzung von SharePoint und OneDrive für transparente und strukturierte Dokumentenablagen.
Optimierte Prozesse: Digitalisierung von Abläufen zur Minimierung von Medienbrüchen.
Flexible Arbeitsorganisation: Einführung hybrider Arbeitsmodelle
Kollaborative Zusammenarbeit: Aufbau eines kollaborativen Netzwerks über Abteilungsgrenzen hinweg
Change als Erfolgsfaktor: Implementierung eines strukturierten Change-Prozesses, der alle Mitarbeitenden aktiv mitnimmt
Der eigenland®-Workshop ist die Basis für ein ganzheitliches Zielbild im Kontext M365 und stellt insbesondere die Stärken und Schwächen der aktuellen Situation dar. Das Big Picture ist der strategische Kompass, zeigt die Richtung des Veränderungsprozesses an und bietet den Projektteams die Orientierung zur Umsetzung der Maßnahmen. Stakeholder und Arbeitspaketleiter sind aktiv eingebunden und agieren als Akteure im Veränderungsprozess. Damit sind sie First Mover, die das neue Mindset leben – als Voraussetzung für die Akzeptanz und Identifikation für die Transformation.
Im Ergebnis ist die Bank für die technische Umstellung und die neue Arbeitswelt mit M365 bestens vorbereitet. Eine motivierende Change Story und eine transparente Kommunikation sichern den nachhaltigen Erfolg aller Transformationsmaßnahmen auch über den Cut-over hinaus in die Maintenance.
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Fincon Reply ist ein Business- und IT-Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Finanzdienstleistungsindustrie. Fincon Reply berät Banken, die Sparkassen-Finanzgruppe, die Genossenschaftliche FinanzGruppe und Versicherungen sowie deren Zulieferer proaktiv bei ihrer digitalen Transformation. Das Unternehmen unterstützt vor Ort mit spezialisierten Berater- und Entwicklerteams und liefert schlüsselfertige Lösungen.