Das Macros eDMS ist die unternehmensweite Lösung für die effiziente Handhabung aller Dokumente und Informationen im Unternehmen. Neben den klassischen Dokumentenmanagement-Funktionen begeistert das Macros eDMS durch vielfältige Prozessoptimierungen, etwa Workflows und Checklisten. Kontextbezogenes Arbeiten wird nicht zuletzt durch die Einbindung aller gängigen Office-, E-Mail- und Archiv-Systeme ermöglicht. Aufgrund seiner Ergonomie und Anpassbarkeit ermöglicht das eDMS eine intuitive Bedienung mit nur minimalem Schulungsaufwand. Das Macros eDMS ist Basis für umfassende Geschäftsbereichslösungen und wird eingesetzt, wenn es um die aktive (Zusammen-) Arbeit an Dokumenten geht.
Macros eDMS im Detail: mit Macros eDMS wird das unternehmensweite und standortübergreifende Arbeiten mit und an Dokumenten ermöglicht. Vielfältige Funktionen und Einstellungsvarianten erleichtern und optimieren den Arbeitsalltag:
So kann entweder direkt über den (kundenindividuell erstellten) Ordnerbaum zu den gewünschten Dokumenten navigiert werden oder über die umfassende Ordner- oder Dokumentsuche. Kleinbilder (Thumbnails) der abgelegten Dokumente erlauben ein schnelleres Identifizieren der gesuchten Inhalte.
Bei der Erstellung von Informationen und Dokumenten in Macros eDMS werden automatisch Daten zum Dokument in einer Datenbank gespeichert und ggf. manuell ergänzt. Über diese Informationen werden Dokumente später wieder gefunden. In Macros eDMS sind die Attribute beliebig kombinierbar und anspruchsvolle Recherchen so möglich. Die Volltextsuche und die Suche nach Attributen können frei miteinander kombiniert werden, um optimale Treffermengen und -ergebnisse zu erzielen. Häufiger verwendete Suchanfragen lassen sich individuell speichern.
In Macros eDMS kann jeder Mitarbeiter relevante Dokumente und Ordnerstrukturen zu seinen persönlichen Favoriten hinzufügen. So kann er schnell auf häufig verwendete Dokumente, Ordner oder Akten zugreifen.
Integrierte elektronische Postkörbe schaffen die Möglichkeit, Informationen direkt an Kollegen weiterzuleiten oder sich Wiedervorlagen einzurichten. Diese erscheinen im individuellen Mitarbeiter-Postkorb. Das System unterstützt den Einsatz von Stellvertreter-Postkörben, z. B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall.
Zur Optimierung der Zusammenarbeit hat Macros Reply Tools zur Prozessoptimierung integriert: Workflows, Checklisten und Umlaufverfahren stellen dabei flexible, vom Fachbereich administrierbare Tools zur Prozessunterstützung dar.
Über Rollen und Berechtigungen lassen sich für sensible Bereiche sichere Zugriffsszenarien abbilden. So sehen nur die Personen etwa den Ordner „Gehälter” oder „Geschäftsführung”, die hierzu berechtigt sind. Auf Ordner-, Register- und Dokumentebene unterscheiden sich auch die Funktionsmenüs. Denn nicht jeder soll jedes Dokument bearbeiten oder löschen dürfen.