Visualisierung und Analyse der digitalen Prozess-Spuren

Das erste A der Macros Triple A: Analyse = Process Mining

Mit Process Mining sind Unternehmen in der Lage, vorhandene Prozesse in Echtzeit detailliert zu analysieren. Hierfür werden die beim Durchlaufen der Prozessschritte entstehenden digitalen Spuren visuell dargestellt und ermöglichen einen Gesamtblick auf z.B. den Prozess der Antragsbearbeitung, einen Schadenprozess oder ganz generell Kommunikationsprozesse mit den Kunden. Ergebnis ist ein Abzug der „Prozess-Realität“. Dieser zeigt deutlich die Abweichungen vom Optimalprozess und stellt damit die notwendige Basis für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsansätze dar.

VORGEHEN UND EIGENSCHAFTEN VON PROCESS MINING

Ausgangspunkt des Process Minings sind die Spuren, die bei der Nutzung der digitalen Systeme im Unternehmen entstehen. Je nach Software, die für das Prozessmanagement bzw. für die Vorgangsbearbeitung verwendet wird, werden – z.B. bei Macros eWorkplace – sehr exakt die Prozessschritte des Dokument- oder Kommunikationsprozesses aufgezeichnet. Über ein den Prozess eindeutig identifizierendes Kennzeichen (z.B. die Prozess-ID) werden die einzelnen Prozessschritte mittels Zeitstempel erfasst. Hinzu kommen Informationen, die sich unter anderem aus den Vorgangsattributen ergeben: Eingangskanal der Datei, Dokumentart, Vertragsnummer etc. Je besser diese Daten gepflegt sind, desto genauer und lückenloser kann mit Process Mining der reale Prozessverlauf dargestellt werden. Daher ist die Empfehlung von Macros Reply, genügend Augenmerk auf ein umfassendes Input Management zur Extraktion und Anreicherung der Daten zu legen, um das Prozessmodell optimal wiederzugeben.

ZIELE VON PROCESS MINING

• Visualisieren der tatsächlichen Prozesse in Echtzeit („Röntgenbild der Prozesse“)
• Eintauchen in die Einzelprozesse bis hin zu den kleinsten Details
• Analysieren der Prozesse
• Erarbeiten einer fundierten Aussage zu Schwachstellen, Kosten- und Zeitfressern und deren Ursachen
• Ableiten von Optimierungspotentialen (mittels Robotics, mittels Verbesserungen der verwendeten Vorgangs- / Prozessmanagement-Software oder mittels organisatorischer Maßnahmen)
• Monitoring der Prozesse und der implementierten Änderungen (Kreislauf)

VORTEILE PROCESS MINING

Der Charme des Process Minings liegt in der Nutzerfreundlichkeit und in dem Tempo, in dem Ergebnisse sichtbar werden. Waren früher mehrere Personen über einen langen Zeitraum abgestellt die Prozesse manuell zu analysieren und zu dokumentieren, um dann Ergebnisse zu erhalten, die ihrerseits nicht immer stimmten, werden mit Process Mining alle Ergebnisse eindeutig und real gezeigt und stellen damit eine ideale Basis für ein nachhaltiges Monitoring dar.

MACROS REPLY BERATUNGSANSATZ

Process Mining ist kein Hexenwerk. Gleichzeitig ist das Thema Robotic Process Automation omnipräsent und kein hochkomplexes Themengebiet. Erfahrungsgemäß fällt es vielen Unternehmen dennoch schwer, sich dem Thema RPA zu nähern oder die Ergebnisse des Process Minings für sich in vollem Umfang zu nutzen. Intern wie auch extern fehlt die wichtige Kombination an Wissen über Geschäftsprozesse, Branche, Fachlichkeit und tiefer IT. Hier setzt Macros Reply mit seinem Portfolio an und bietet für alle drei “A’s” sein dediziertes Beratungsportfolio, das auf jahrzehntelanger Expertise für Prozesse und Wording im Kombination mit technischem Know-how gegenüber dem normalen toolbasierten Berater überzeugt.

• Vorbereitung des Einsatzes von Process Mining:
  Welcher Prozess soll betrachtet werden?
  Welche Software ist im Einsatz, um den Prozess zu steuern (Macros eWorkplace, BPM, Workflows etc.)?
  Welche Schritte und Zeitstempel werden mitgeschrieben?
  Welche Umsysteme sind zu berücksichtigen und einzubinden (Partnersystem, Bestandsführungssystem, Kernsysteme, CRM, ERP etc.)
  
• Durchführung z.B. im Rahmen eines Process Mining Workshops
• Unterstützung bei der Analyse der Ergebnisse und des tiefen Einsteigens in die Prozessfachlichkeit bezogen auf Branche, Abteilung und individuelle Gegebenheiten
• Evaluierung von Optimierungspotentialen
• Wenn gewünscht: Umsetzung der Maßnahmen (Automatisierung, Dunkelverarbeitung, Prozessanpassungen etc.)
• Kontinuierliches Monitoring der Prozesse

Weitere Vorteile lesen Sie in unserem Flyer über Process Mining und in unserem Flyer über Macros Triple A.