Mit Macros eMax kann der Sachbearbeiter aus verschiedenen Punkten im Macros eClient die Kundenantwort versenden und kontextsensitiv aus verschiedenen Vorlagen wählen.
Um alle Informationen über ihre Kunden parat zu haben, haben bereits viele Unternehmen auf elektronische Akten umgestellt. E-Mails werden aber weiterhin separat verschickt und Faxe von Geräten, die nicht selten in anderen Zimmern stehen. Nachdem das Antwortfax an den Kunden gesendet wurde muss es wiederum digitalisiert, also gescannt, werden. Geht das nicht auch einfacher?
Mit Macros eMax kann der Sachbeabeiter aus verschiedensten Punkten im Macros Client die Kundenantwort versenden und kontextsensitiv aus verschiedenen Vorlagen wählen. Neben dem Grad der Automatisierung in der Belegung von Feldern profitiert der Sachbearbeiter von der großen Zeitersparnis durch die medienbruchfreie Arbeit: Faxe und E-Mails werden direkt im richtigen Kundenordner abgelegt, müssen nicht gesondert gedruckt oder gescannt werden und sind für jeden anderen berechtigten Sachbearbeiter einsehbar.
Mit Macros eMax wird die medienbruchfreie 360-Grad-Kundensicht und -bearbeitung optimal unterstützt, was dem Kunden wie auch dem Sachbearbeiter zugute kommt.
Der Aufruf des Fax & E-Mail Clients wird aus verschiedensten Punkten im Macros Client ermöglicht: aus der Bearbeitung eines Vorgangs oder Dokuments im Postkorb, zentral aus der Akte oder auf Dokumentebene aus einer Such-Trefferliste. Der Sachbearbeiter wählt aus verschiedenen Vorlagen aus.
Auch Signaturen lassen sich beliebig für Mitarbeiter, je Abteilung oder unternehmensweit hinzufügen. Absender- und Empfängeradressen bzw. -faxnummern können aus Akten-, Dokument- oder Vorgangsattributen übernommen oder auch Absender-abhängig vorbelegt werden. Damit wird z. B. die Beantwortung eingegangener Faxe oder E-Mails sowie eine grundlegende Verwendung und Vorbelegung von unternehmensweiten, abteilungs- oder themenbezogenen Service-Absenderadressen/-faxnummern ermöglicht.
Die gewählte Vorlage belegt automatisch den Nachrichtentext und den Betreff der Nachricht vor und ist vom Bearbeiter änderbar. Das ausgehende Fax- oder E-Mail-Dokument kann anschließend automatisch zur Ablage in das Archiv übergeben werden. Im Dialog werden die Daten bereits erfasst und Informationen für die weitere Bearbeitung gesetzt. Als Anhang können Dokumente aus dem Archiv, einer Vorlage zugeordnete Dokumente oder auch frei wählbare Anhänge versendet werden. Die Vorlagen wie auch die Signaturen werden über den AdminClient erstellt und verwaltet.
Dabei erfolgt auch die Zuordnung zu bestimmten Kriterien der Vorlagenauswahl oder die Freigabe für die Verwendung einer Vorlage im Client. Eine Vorlage kann bzgl. Betreff, Body-Text und zugehörigen Aufrufen von Macros eMax über das Kontextmenü Anlagen vordefiniert werden.