Es gibt eine einfache Regel: Je mehr Aufwand in die Datenaufbereitung im Inputmanagement gesteckt wird, desto effizienter und qualitativ hochwertiger können die Daten im späteren Verlauf genutzt werden.
Mit den flexibel kombinierbaren Inputmanagement-Bausteinen von Macros Reply und der im Hintergrund unsichtbar tätigen Prozess-Strecke Macros eNform optimieren Sie jeden für Sie relevanten Schritt der Posteingangsverarbeitung: Eingehende Dokumente werden gescannt, ggf. automatisch mit OCR/ICR-Technologie klassifiziert, erkannt und verifiziert und ebenfalls automatisch an Team-, Gruppen- oder Mitarbeiterpostkörbe verteilt. Dokumente, die keiner menschlichen Handhabung bedürfen, können „dunkel“ verarbeitet werden. Ob E-Mails, Briefe, Faxe oder andere Kanäle – Durch die Einführung einer modernen Input-Management-Lösung kann der gesamte Posteingang effizient und intelligent verarbeitet werden.
Zunächst werden mit Macros eScan sämtliche Papierdokumente stapelweise digitalisiert und ggf. erste Daten erfasst.
Macros eNform kümmert sich um die „Abholung“ der nun digital vorliegenden Dokumente. Anhand erster Kriterien sorgt eNform für den Transport der Dokumente zum Erkennen und Indizieren. Aber auch eine automatische Verarbeitung (Dunkelverarbeitung) kann bereits hier angestoßen werden. Dabei greift eNform auch elektronische Kanäle wie E-Mail-Postfächer, Fax-Server, Webportale oder weitere Eingangswege ab.
Innerhalb dieses Schrittes werden die elektronischen Dokumente klassifiziert (Rechnung, Antrag etc.), Daten extrahiert, mit anderen Systemen abgeglichen und mit weiteren Attributen versehen. Je nach Dokumentvolumen kommen zur Klassifikation und Indizierung entweder automatische OCR/ICR Lösungen unserer Partner zum Einsatz (zum Beispiel smart FIX von Insiders Technologies) oder das hauseigene Macros Produkt Macros eIndex. Der Indizierclient Macros eIndex lohnt sich für alle Unternehmen, die eine kostengünstige Variante zur halbautomatischen Verschlagwortung kleinerer Eingangsvolumina suchen.
Mit Macros eDistribute werden die aufbereiteten Daten, Sendungen oder Dokumente an den richtigen Postkorb geschickt. Die Verteilung erfolgt auf Basis von Regeln, die die Fachbereiche selbstständig definieren und administrieren können.
Mit dem Macros eViewer können Sie digitale Dokumente in den gängigen Achivformaten (jpeg, tiff, gif etc.) genauso anzeigen lassen wie auch PDF- und PDF/A-Dokumente. Ihnen stehen umfassende Funktionalitäten zur Bearbeitung zur Verfügung.