Macros eWorkplace: Komponenten der ECM-Suite

Macros eWorkplace ist die ECM-Suite von Macros Reply. Sie profitieren von der umfassenden Digitalisierung und Optimierung des vollständigen Dokumentkreislaufs - vom Posteingang bis zum Postausgang, von der Kundenanfrage bis zur Antwort. Die Module von Macros eWorkplace setzen sich aus Macros Produkten und den aus Macros-Sicht geeignetesten Partnerprodukten zusammen. Je nach Ihrem Bedarf lassen sich die einzelnen Module indivuduell für Ihre Systemlandschaft kombinieren.

1. Posteingang/Scanning

• Mit Macros eScan oder anderen Scanprodukten digitalisieren Sie in Papierform eingehende Dokumente.
• Bei großen Eingangsvolumina hilft Ihnen eine OCR/ICR-Software wie smartFIX von Insiders Technologies bei der vollautomatischen Erkennung und Indizierung der Dokumente. Bei geringeren Eingangsmengen greifen Sie auf die halbautomatische Version Macros eIndex zurück.
• Mit den Webformularen unseres Partners FTAPI hat Macros Reply in seinen eWorkplace die Welt des Omnichannel integriert: Die vom Unternehmen einfach zu individualisierende Oberfläche verlangte von den Kunden die Eingabe der für die Korrespondenz notwendigen Informationen. Diese Informationen, z.B. zu einem Schadenfall oder Antrag, werden nach Eingabe und Upload der zugehörigen Datei DSGVO-konform übermittelt. Auf diese Weise steht dem Unternehmen der Posteingang bereit digital und strukturiert zur Verfügung, so dass die Folgeprozesse und Automatisierungsschritte direkt eingeleitet werden können.

3. Archivierung

Mit Macros eConnect können Sie alle gängigen Archiv- oder Storage-Systeme in Ihre Systemlandschaft einbinden. Alle abgelegten Dokumente stehen den Benutzern über eine einheitliche Oberfläche zur Verfügung. Rechtliche und unternehmensspezifische Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen finden die notwendige Beachtung.

4. Verteilung

Die digitalisierten und verschlagworteten Dokumente sollen nun an den richtigen Sachbearbeiter versendet werden. Mit Macros eDistribute bestimmen die Fachbereiche oder Abteilungen eigenständig, wie, wann und nach welchen Kriterien die Dokumente auf Team- oder Einzelpostkörbe automatisch verteilt werden. Der Fachbereich definiert und administriert hierbei seine Verteilregeln und -kriterien selbst. Bei der Verteilung werden die aus den Dokumenten extrahierten Informationen genauso genutzt, wie auch den Sachbearbeiter betreffende Daten (Abteilung, Skill-Level, Arbeits-/Urlaubszeiten etc.). Für Prozesse, die keiner manuellen Bearbeitung bedürfen, lassen sich die Dokumente auch vollständig automatisiert verarbeiten („Dunkelverarbeitung“).

5. Sachbearbeitung mit elektronischen Postkörben, eAkten, Robotics und Frontoffice-Automatisierung

• Macros ePostkorb:
  Im Macros Postkorb sieht der Sachbearbeiter seine Eingangsdokumente, Wiedervorlagen und Arbeitsaufträge gebündelt auf einen Blick. Hier fließen die Informationen aus allen relevanten Eingangskanälen und Systemen zusammen – also auch Benachrichtigungen und Daten aus Bestands- und Fachsystemen. Die Strukturierung von Postkörben folgt der Unternehmens- und Prozessorganisation. Themen-, Vorgangs-, Gruppen- oder Mitarbeiterpostkörbe werden so konfiguriert, dass die Anforderungen der Fachabteilung optimal erfüllt werden. Als Schaltstelle ist der Postkorb die Ausgangsbasis für das weitere Vorgehen: Soll der Vorgang genehmigt, freigegeben, abgelehnt, weitergeleitet, bearbeitet werden? Oder reicht eine Ablage in der Akte? Um diese Entscheidung zu treffen, muss sich der Sachbearbeiter einen Gesamtüberblick über den Vorfall, den Kunden oder allgemein über die Umfeldbedigungen verschaffen – am besten schnell und unkompliziert.

• Macros Akte:
  Die Macros Akte wurde genau dafür konzipiert: Um dem Sachbearbeiter alle für die Vorgangsbearbeitung notwendigen Informationen an einer Stelle zur Verfügung zu stellen – aus Eingangskanälen, bereits in der Akte vorliegenden Daten und durch Informationen aus Bestand- und Fachsystemen. Der Aktenaufbau folgt der bewährten Aktenstruktur. Im Aktendeckel werden die benötigten, übergeordneten Informationen angezeigt. Gleichzeitig werden die zur Akte gehörenden Dokumente, offenen Vorgänge und ToDos in einer Liste oder in Kleinbildern (Thumbnails) dargestellt. Wesentlicher Vorteil dieser Miniaturansichten: Der Mitarbeiter muss nicht nach der benötigten Dokumentseite suchen. Allein die visuelle Struktur des Dokuments verrät dem Sachbearbeiter, welche Seite er prüfen muss. Durch farbige Markierungen weiß der Mitarbeiter sofort, welche Seiten bereits von Kollegen geprüft wurden und erkennt die entscheidenden Dokumente einer Akte. Die Bearbeitung wird lückenlos dokumentiert und in einer Historie eingetragen. Die Historie gibt Aufschluss über den Arbeitsverlauf und dient als Ausgangsbasis für die Berechnung von Prozesslaufzeiten und Optimierungsmöglichkeiten.

• Die perfekte Kombination: Macros Postkorb & Akte:
  Über die Reiter-Technik können parallel Postkorb und mehrere Akten in einer Oberfläche geöffnet werden. Damit erhält der Sachbearbeiter die Möglichkeit, z. B. eine Vorgangsakte, eine Kundenakte und den Postkorb parallel in Bearbeitung zu halten. Ad-hoc Anfragen können bearbeitet werden, ohne den eigentlichen Geschäftsvorfall abbrechen oder verlassen zu müssen. Die verbesserte Arbeitssituation trägt maßgeblich zur Produktivität bei. Relevante Daten werden in Sekundenschnelle angezeigt – sowohl im Postkorb als auch in den zugehörigen Akten. Sachbearbeiter erhalten optimierte Auskunftsmöglichkeiten. Sie sehen auf einen Blick die gesamte Kommunikation mit dem Kunden inklusive aller zugehörigen Dokumente und können Anfragen präzise und detailliert beantworten. Durchgeführte Prozesse werden transparent und messbar, Medienbrüche vermieden und die Arbeitsproduktivität deutlich gesteigert. Durch eine Vielzahl von Akten- und Dokumentfunktionen wird die Bearbeitung der Vorgänge wesentlich erleichtert. Wiedervorlagen, Checklisten und Weiterleitungen vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen Sachbearbeitern und/oder Abteilungen und machen die Prozesse einmal mehr effizienter.
• Automatisierung:
  Mithilfe von Robotic Process Automation werden nicht nur (Teil-)Prozesse im Hintergrund im Batchmodus ausgeführt. Vielmehr hilft der Front-Office Robot des Macros Partners und Marktführers für RPA UiPath dem Sachbearbeiter bei der Abarbeitung dedizierter Prozess-Schritte. Hierfür treten Sachbearbeiter und Robot in Interaktion und übergeben sich Aufgaben auf Basis vordefinierter Trigger. Durch die Übernahme dieser Tätigkeiten erhält der Sachbearbeiter mehr Zeit für Aufgaben, die seinem Skillprofil entsprechen.
• Macros eWorkflow & eChecklist:
  Mit Macros eWorkflow erstellen Sie einfach und ohne Hilfe der IT parallele, sequentielle oder kombinierte Arbeitsprozesse für eine kollaborative Abarbeitung der Aufgaben. In die Templates können Sie erklärende Dokumente und sogenannte Macros eChecklists einbinden, die eine Unteraufgabe detaillierter definieren. Wie auch die eWorkflows lassen sich die eChecklists selbständig zusammenstellen, als Template anlegen und für ausgewählte Personenkreise freigeben.

• Macros eHost & eXtensions
  Macros eHost und Macros eXtensions sind Konnektoren aus der Adapter-Suite Macros eBridge. Mit Macros eXtensions integrieren Sie Office- und E-Mail-Systeme in Macros eWorkplace, um intuitiv arbeiten und Dokumente ablegen zu können. Macros eHost dient zur Anbindung ihres Hostsystems, Fachsystems oder Kernsystems. Durch die nahtlose Integration erreichen Sie mit Macros kontextsensitive Absprünge vom Client zum Fachsystem oder umgekehrt und öffnen hierbei direkt die richtige Maske.
• Macros eArchiveprinter
  Mit dem Macros eArchiveprinter haben Sie die Möglichkeit, Dokumente aus jedem System abzulegen, das ein Drucken-Menü anbietet und stellt somit die einfachste und gleichzeitig überzeugende Möglichkeit zur Archivierung Ihrer Informationen dar. Natürlich können Sie die Dokumente über eine Indizierungsmaske für Ihr System verschlagworten.

6. Text- & Output Managent

• Sicherer Datenversand:
  Mit den Produkten des Macros Partners FTAPI versenden Sie E-Mails und Anhänge sicher und geschützt. Mittels eines E-Mail-PlugIns und einer Weboberfläche lassen sich Daten ohne Mehraufwand in vier Sicherheitsstufen DSGVO-konform und End-to-End-verschlüsselt an die Kunden und Kollegen innerhalb des Unternehmens versenden.
• eMax:
  Ist eine weitere Korrespondenz mit dem Kunden notwendig, so kann der Sachbearbeiter mit Macros eMax direkt aus dem Postkorb oder aus der Akte Briefe, Faxe und E-Mails versenden. Neben dieser Individualkorrespondenz, die innerhalb von Macros eWorkplace möglich ist, bietet Macros Reply ein weiteres Instrument.
• Macros ePrint
  Mit Macros ePrint für Text- & Outputmanagement lassen sich Individual- und Massenkorrespondenz automatisch oder manuell über verschiedenste Kanäle versenden. Hierfür können Sie bequem eines unserer Partnersysteme oder ihr bestehendes Text- und Outputmanagement-System anbinden.

7. Reporting & Monitoring

Macros eStatistics erstellt Reports für alle Schritte des Dokumentkreislaufs und darüber hinaus für alle eingebundenen Komponenten und Systeme (Macros eNform, smart FIX etc.) und ermöglicht ein umfassendes Monitoring. Der “kleine Bruder” Macros eReport kümmert sich um die Analyse von Themen innerhalb des Macros Clients (z.B. Liegezeiten von Dokumenten im Postkorb). Unsere Big Data-Experten eröffnen Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, bisher unausgeschöpfte Datenpotentiale für Ihr Unternhemen zu nutzen.