Für die koordinierte Sachbearbeitung muss ein Vorgang mit den zugehörigen Dokumenten zuverlässig von einem Arbeitsplatz zum nächsten weitergeleitet oder in die eigene Wiedervorlage eingestellt werden. Der Bearbeitungsstatus muss jederzeit ermittelt werden können, um für Nachfragen auskunftsfähig zu sein. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Geschäftsvorfälle handeln wie z.B. versicherungsfachliche Antrags-, Vertrags- oder Schaden-/Leistungsprozesse, Finanzierungsangebote, Kreditvergaben oder andere Vorgänge. Die Bearbeitung dieser Vorgänge mit den anfallenden Dokumenten wird dabei ebenso unterstützt wie deren Verwaltung als auch deren Archivierung.
Der elektronische Postkorb organisiert den papierlosen Bearbeitungsablauf der gesamten Eingangspost von Unternehmen. Alle eingehenden Dokumente werden gescannt, indiziert und transaktionssicher verarbeitet, so dass kein Schriftstück verloren geht. Sie werden anhand eines definierten und unternehmensweit gültigen Regelwerkes mit Hilfe von Macros eDistribute automatisch geprüft, plausibilisiert und abhängig von der Unternehmensorganisation verschiedenen Postkörben zugeordnet.
Um ein im Unternehmen eingehendes Dokument korrekt und fallbezogen bearbeiten zu können, reicht in der Regel die isolierte Betrachtung nicht aus; vielmehr muss der komplette Sachverhalt untersucht werden. Die Macros eAkte erlaubt das sofortige Zusammenstellen aller zu einer Akte gehörigen Dokumente und Informationen. Die Mitarbeiter werden von der Aufgabe, Informationen aus unterschiedlichsten Systemen zu sammeln, entlastet und erhalten übersichtlich alle vorgangsrelevanten Daten angezeigt. Die Sachbearbeiter können sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.
Durch Macros eWorkplace kann der Ablauf von zu bearbeitenden Vorgängen schnell und zuverlässig gestaltet werden. Die hohe Flexibilität verbessert und vereinfacht die gesamte Kundenbetreuung. Daneben wird durch unternehmensweite Bereitstellung der benötigten Daten ein integriertes, organisiertes und reibungsloses Arbeiten ermöglicht und insgesamt eine wesentliche Produktivitätssteigerung erreicht. Eine drastische Kostenreduzierung ergibt sich durch die Automatisierung des Bearbeitungsablaufs, die zentrale, umfassende Verwaltung aller erzeugten und notwendigen Dokumente und die Zeitersparnis bei der Dokumentensuche. Die Kundenzufriedenheit steigt durch die erhöhte Auskunftsbereitschaft signifikant.