ShopFully S.p.A si è rivolta a Cluster Reply per la progettazione e lo sviluppo di automatismi da applicare alle attività più ripetitive per gli utenti, al fine di utilizzare la forza lavoro su attività a maggior valore aggiunto.
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Un mondo digitalizzato come quello attuale ha portato le aziende a ricercare nuovi metodi per guadagnare e sviluppare un vantaggio competitivo nel proprio settore. Una delle soluzioni vincenti per affrontare il cambio di paradigma è l'automazione dei processi, che fornisce resilienza ed efficienza per l'esecuzione delle attività più ripetitive a basso valore aggiunto e consente di aumentare la produttività.
ShopFully ha individuato nelle attività transazionali ripetitive (come la fatturazione) un'importante area di intervento poiché queste implicano un grande assorbimento di risorse che può essere ridotto se standardizzato e automatizzato per riallocazione su attività di analisi e supporto al business. La gestione contabile di un'azienda possiede infatti un livello di complessità, ripetitività ed esposizione al rischio tale da renderla perfetta per una trasformazione verso un sistema di tipo automatizzato.
L'automazione di attività standard e ripetitive svolte dagli utenti.
L'eliminazione dell'errore umano da attività inerenti all'elaborazione delle informazioni durante l'esecuzione del processo.
La riduzione di tempi e costi di processo derivanti dall'utilizzo del personale in attività dal basso valore aggiunto e dalla frequenza quotidiana, settimanale o mensile.
ShopFully si è rivolta a Cluster Reply per la progettazione e lo sviluppo di automatismi in grado di sostituire gli utenti nelle attività più ripetitive, per dar modo alla forza lavoro di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto. L'elemento chiave è stata l'implementazione processi automatizzati tramite applicazione di RPA.
Tramite la creazione di un "robot personalizzato” che completa una vasta gamma di processi al posto di un utente reale, si riduce in maniera considerevole il tempo di esecuzione di un processo (grazie anche alla possibilità di sfruttare le ore notturne), si incrementa in maniera esponenziale il volume di informazioni elaborabile in un determinato lasso di tempo e si elimina l'errore umano dall’attività di esecuzione del compito.
Le tecnologie Microsoft impiegate in questo progetto hanno riguardato diversi prodotti peculiari, tra cui sicuramente Power Automate Cloud e Power Automate Desktop per lo sviluppo e la gestione del prodotto RPA. Le informazioni utilizzate all’interno dei vari flussi provengono sia da Microsoft NAV, il quale a sua volta viene popolato attraverso l’utilizzo del sistema CRM Dynamics 365 CE, sia da altre fonti eterogenee (database SQL, fogli di calcolo online ecc).
Uno dei processi automatizzati è stato l’elaborazione e gestione del cosiddetto “Database Ordini” dell'azienda: l’implementazione di un foglio di calcolo online, che elabora secondo criteri predefiniti dati provenienti da diverse sorgenti, ha permesso di ridurre i tempi di esecuzione e di alimentare in maniera veloce (più efficienza) e affidabile (meno errori) il processo di fatturazione e l’aggiornamento di report e dashboard a disposizione di vari stakeholders.
Tramite RPA è stata ottimizzata l’elaborazione dei ricavi per competenza, in maniera da contabilizzare correttamente tali valori sulla base del mese di riferimento e della compensazione cumulata presente all’interno del sistema. In seguito al rilascio di questo flusso RPA, gli utenti hanno potuto dedicarsi quindi alla sola diretta archiviazione di tali informazioni nei libri contabili, evitando il gravoso compito di elaborare manualmente tali valori e rimuovendo l’errore umano dalla fase di calcolo.
L’RPA è stata applicata al processo di trasferimento dati tra due sistemi aziendali. Questo intervento è stato introdotto al fine di impedire la manipolazione dati da parte degli utenti, come avveniva mediante lo svolgimento manuale del processo. Durante questo sviluppo è risultata particolarmente utile la capacità di Power Automate (già utilizzata nei vari flussi precedenti) di accedere a sistemi terzi, come Azure Key Vault, per il recupero delle credenziali necessarie ai vari accessi, così da continuare a mantenere le password al sicuro all’interno di un ambiente crittografato, mentre il flusso svolge l'attività per cui è stato progettato. Grazie a questa implementazione, l’intero processo di trasferimento dati è stato automatizzato, eliminando in maniera totale l’attività umana inizialmente presente, con i conseguenti benefici in tema di sicurezza e tempistica.
In tutti i processi elaborati è stato implementato un sistema di notifiche, per consentire ai soli utenti autorizzati di verificare lo stato di avanzamento dell'esecuzione dei flussi e, nel caso di anomalia, ricevere una serie di messaggi che permettano di ricostruire l’origine dell’errore e di intervenire tempestivamente. Il sistema di notifiche costruito per il tracciamento delle esecuzioni dei flussi è stato implementato mediante l’utilizzo della piattaforma Microsoft Outlook.
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