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La soluzione offerta da Cluster Reply costituisce un approccio strutturato per adeguarsi alle regole sulla fatturazione elettronica.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 pubblicato dall'Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.
La fattura elettronica deve essere necessariamente emessa in un formato specifico, seguendo il tracciato definito in precedenza per la Pubblica Amministrazione, e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. Una fattura emessa con formati diversi (cartaceo, altri formati) o non trasmessa attraverso lo SdI viene considerata come 'non emessa', con conseguenze sanzionatorie e operative.
La fattura elettronica deve essere trasmessa al SdI entro un breve lasso di tempo dall'effettuazione dell'operazione. Il SdI svolge quindi dei controlli di correttezza, verificando che la fattura contenga almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l'indirizzo telematico (codice iPA o PEC o la Partita IVA dalla quale desumerlo) al quale il cliente desidera venga recapitata la fattura.
In caso di esito positivo dei controlli, consegna la fattura al destinatario comunicando, con una 'ricevuta di recapito', la data e ora di avvenuta consegna. In caso di scarto, il contribuente ha cinque giorni di tempo per ritrasmettere al SdI la fattura corretta, senza incorrere in sanzioni.
Dalla prospettiva delle aziende e delle organizzazioni, l'introduzione della fattura elettronica tra privati comporta una ridefinizione dei processi di fatturazione aziendali verso la dematerializzazione delle fatture. Tra i principali vantaggi c'è certamente una maggiore semplicità e trasparenza nei rapporti tra Fisco e contribuenti, ma anche un'opportunità di razionalizzare i processi interni e di incrementare l'efficienza e il risparmio dei costi relativi.
L'obbligatorietà della fatturazione elettronica, quindi, rappresenta un processo di trasformazione che ogni azienda deve necessariamente prendere in considerazione ed affrontare in maniera strutturata e ben definita.
Cluster Reply e-Invocing è la soluzione ideata da Cluster Reply, che comprende la realizzazione di Exil (Extended Italian Localization) per supportare le organizzazioni nella revisione dei processi di fatturazione e per agevolare l'adozione della fattura elettronica.
La soluzione genera la fattura nel formato richiesto, gestisce la trasmissione al SdI, consente di identificare ed indirizzare gli errori di ritorno e automatizza il processo di registrazione delle fatture fornitore. In questo modo, si semplifica il processo di fatturazione eliminando passaggi manuali.
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1) Creazione delle fatture attive nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate;
2) Generazione automatizzata e periodica delle fatture elettroniche;
3) Apposizione firma digitale in calce alla fattura generata;
4) Invio telematico della fattura elettronica allo SdI tramite i canali autorizzati;
5) Gestione degli scarti e dei messaggi di errore.
In ogni momento, il processo può essere delegato ad un altro sistema, ad esempio per l’apposizione della firma, per l’invio o l’archiviazione del documento.
Cluster Reply e-Invoicing è in grado di gestire anche i messaggi di ritorno, facilitando uno dei punti più critici della nuova regolamentazione. Grazie ad una interfaccia interattiva, che presenta in maniera chiara l’errore per ciascun documento, sarà possibile analizzare e gestire le diverse segnalazioni pervenute.
L’avvio della fatturazione elettronica fra privati implica anche che i soggetti titolari di partita IVA riceveranno le fatture di acquisto tramite il Sistema di Interscambio, perciò ogni soggetto dovrà comunicare al proprio fornitore una ‘destinazione elettronica’, che può essere o una PEC o un codice destinatario. Tale codice identifica il ricevente della fattura elettronica ed è identificativo del canale autorizzato dalla stessa Agenzia delle Entrate. Qualunque sia il canale di ricezione scelto dal soggetto, questi dovrà poi occuparsi di gestire le fatture elettroniche ricevute.
Con Cluster Reply e-Invoicing, si possono acquisire agevolmente i dati presenti nelle fatture elettroniche ricevute sulla piattaforma Microsoft Dynamics 365 generando una ‘proposta di fattura’, flessibile per le diverse modalità di fatturazione passiva disponibili sulla piattaforma. Dopo la registrazione della fattura può essere attivata la verifica automatica della stessa a fronte dell’eventuale documento di trasporto ed ordine.
Le fatture di acquisto verranno importate nel gestionale che si occuperà di mappare le informazioni presenti nel tracciato standard con le informazioni ed i dati inseriti a sistema. Perciò è possibile visualizzare e verificare i dati contenuti nella fattura in un formato conosciuto e procedere alla registrazione contabile del documento avendo le informazioni in parte già inserite a sistema. L’operatore potrà gestire sia le fatture di servizio sia le fatture legate ad ordini di acquisto e a documenti di trasporto riducendo i tempi di lavoro.
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