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Il team Blue CIO (Chief Information Officer) riceveva richieste di acquisto (RdA) attraverso modalità destrutturate e talvolta si ravvisava anche la mancanza di informazioni necessarie per la corretta elaborazione dell'ordine.
È nata, di conseguenza, l'esigenza di realizzare un processo formale ed organizzato per la gestione delle RdA all'interno dell'azienda, in grado di raccogliere le informazioni fondamentali per gestire la richiesta e sottometterla al gruppo preposto, limitando i ricicli e gli scarti.
Disporre di un processo formale e strutturato per la gestione interna delle RdA di Blue Reply
Uniformare le richieste di acquisto pervenute al team Blue CIO
Minimizzare il numero di ricicli e RdA scartate
Ridurre i tempi di gestione
Fornire al management un cruscotto tramite cui avere un migliore controllo dei costi aziendali
Minimizzare gli impatti nei processi core
Predisporre un servizio in cloud interno all’azienda per inviare e gestire RdA
Ottenere, in un unico processo di collezione dati, tutto ciò che è inerente la richiesta di acquisto
Raccogliere le informazioni per mezzo di un processo guidato
Predisporre un sistema di notifica e approvazione per i membri del team Blue CIO
Il progetto è stato realizzato in risposta ad una proposta di tesi Blue Reply in ambito low-code, gestito dalla Business Unit “Products&Claims”.
La tesi, in collaborazione con il Politecnico di Torino, è stata condotta in modalità ibrida (lavoro in sede e remote working) con tirocinio formativo della durata di 6 mesi.
Il contesto tecnologico ha visto l’impiego della piattaforma low-code PEGA, mentre il progetto è stato condotto in modalità Agile secondo framework SCRUM, che ha visto la partecipazione di uno Scrum Team composto da 6 persone.
Sfruttare le caratteristiche native della piattaforma per definire il processo TO-BE attraverso strumenti visuali
Validare e modificare i requisiti on-the-fly eseguendo demo tramite live preview
Ridurre il time-to-market
Mantenere costante nel tempo l’allineamento ai requisiti attraverso le Sprint Review
Efficientare il delivery di business value grazie al rilascio costante di incrementi di prodotto
Ridurre il time-to-market
DESIGN
La prima fase del progetto (kick-off) ha posto le basi del processo attraverso la macro definizione degli elementi standard in un progetto creato su PEGA Platform:
- Persone, ruoli e canali
- Customer journey
- Stage e percorsi alternativi
CASE LIFE CYCLE
Il processo finale consta di due stage di raccolta informazioni, uno di natura generica e l’altro specifico per il tipo di richiesta che si intende sottomettere. Una volta inviata la richiesta, questa viene segnalata agli utenti che compongono il team Blue CIO tramite notifica nel portale e sottoposta ad un processo di approvazione da parte dei referenti per l’acquisto.
L’eventuale approvazione o rifiuto della richiesta determina la generazione di un file PDF contenente le informazioni relative alla RdA, nonché l’invio mail alla lista di distribuzione Blue CIO ed al richiedente, finalizzati all’apertura dell’ordine di acquisto da parte del gruppo Purchasing.
RISULTATO
Grazie alla realizzazione di questo processo è stato possibile standardizzare le richieste di acquisto, definendo un insieme di automatismi (tra cui collezione dati, approvazioni e report) utili a semplificare e migliorare la gestione delle future RdA.