Agiler Wissenstransfer mit AFRD

Aggregating – Featuring – Reviewing – Doing

Ein Framwork für den agilen Wissenstransfer

Internes Wissen ist oft einzigartig und bildet die Grundlage für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Knowledge Management, sprich das Verwalten von Wissen, und Knowledge Transfer, das Übertragen von Wissen, entwickeln sich in einer zunehmend komplexen digitalen Welt zu kritischen Faktoren für den Unternehmenserfolg.

Unsere Wissensgesellschaft basiert also auf dem schnellen Austausch von Daten und Informationen – zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Sprint Reply setzt zu diesem Zweck das AFRD-Framework ein – ein Vorgehens- und Organisations-Modell, das Knowledge Transfer auf Basis einer agilen Herangehensweise ermöglicht. Mit dieser Methode schaffen Sie es, dass auch projektfremde – oder gar neue Mitarbeiter – schnell mit Ihren Produkten und Entwicklungen arbeiten können oder direkt mit in die Produktweiterentwicklung einsteigen können.

Sprint Reply hat das AFRD-Framework in Unternehmen von unterschiedlicher Größe und aus diversen Branchen erfolgreich umgesetzt. Der Zeitaufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in bestehende Projekte, bei denen Wissenstransfer unerlässlich ist, konnte dabei um rund 50 Prozent reduziert werden.

Merkmale wissensintensiver Firmen

Diese Merkmale weisen Knowledge Intensive Firms typischerweise auf:

  • Hoch qualifizierte Personen, die wissensbasierte Arbeit verrichten und dabei intellektuelle Fähigkeiten in der Arbeit einsetzen
  • Ein hohes Maß an Autonomie und eine flache Organisationshierarchie
  • Die Verwendung von anpassungsfähigen, ad-hoc Organisationsformen
  • Ein hoher Bedarf an umfassender Kommunikation zur Koordination und Problemlösung
  • Individuelle Kundenbetreuung
  • Informations- und Machtasymmetrie
  • Subjektive und ungewisse Qualitätsbeurteilung

Trifft das auf Ihr Unternehmen zu?

Die Methode

AFRD (Aggregating, Featuring, Reviewing, Doing) steht für einen agilen Wissenvermittlungsprozess, in dem Daten und Informationen zunächst gesammelt und priorisiert werden. Dafür werden standardisierte, für Mitarbeiter einfach zu verstehende Tools, wie beispielsweise strukturierte Templates, eingesetzt. Ähnlich dem Vorgehen im agilen Scrum-Verfahren, wird erfolgreiche Wissensvermittlung iterativ überprüft, und neu erlerntes Wissen wird zügig praktisch angewandt.

Die vier Phasen des Aggregating, Featuring, Reviewing und Doing beinhalten die folgenden Maßnahmen:

Aggregating

Im ersten Schritt kommen die Mitarbeiter zusammen und zerlegen das gesammelte Wissen, das sie zu einem Projekt haben in einzelne Komponenten. Damit erschaffen sie sogenannte Knowledge Features: Dokumente, egal ob digital oder analog, bestehend aus Text- oder Multimedia-Elementen mit den Schlüsselwörtern, die die Wissenskomponenten beschreiben. Ein Beispiel: Ein Papieraufkleber auf einem Whiteboard zeigt den Namen der Datenbank an, die wichtige technische Informationen zu einem Kundenprojekt speichert.

Featuring

In dieser Phase diskutieren die Mitarbeiter die Relevanz der einzelnen Knowledge Features, priorisieren sie, und planen die Wissensflüsse. Möglicherweise müssen in dieser Phase bereits Anpassungen vorgenommen werden. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Beschreibungen unklar sind oder einige Aspekte eines Projektes besser ausgearbeitet werden müssen. Das Resultat dieses Vorgangs sollen von allen Teilnehmern bestätigte und angepasste Knowledge Features sein. Am Ende dieser Phase steht die Durchführung des Wissenstransfers.

Reviewing

An diesem Punkt angekommen, geht es für die Mitarbeiter darum, zu beurteilen, ob ein erfolgreicher Knowledge Transfer stattfindet oder ob Anpassungen am Prozess vorgenommen werden müssen – die entscheidende Phase des gesamten Prozesses. In der Review-Phase wird eine weiterführende Dokumentation, genannt Potential Knowledge Increment (PKI), erstellt. Auch hier können wieder Text- und Multimedia-Material zur Veranschaulichung genutzt werden.

Doing

In dieser Phase wird der Wissenstransfer durch die Erstellung von Abschlussdokumentationen (genau wie in Phase eins, kann die Dokumentation digital oder analog in Text- oder multimedialer Form vorliegen) abgeschlossen, so dass ein Knowledge Increment entsteht. Die Teilnehmer des Knowledge-Transfer-Prozesses wenden neu erworbenes Wissen an.

Schließlich wird der Prozesszyklus bei Bedarf – und wenn der gesamte Prozess vom Organisator und den Mitarbeitern als erfolgreich angesehen wird – wiederholt.