Mit dem Macros eArchiveprinter bietet Ihnen Macros Reply die Möglichkeit, aus nahezu jeder Anwendung Dokumente effizient elektronisch abzulegen. Kurz gesagt: Sie können aus jeder Anwendung elektronisch archivieren, die auch drucken kann. Denn über den Druckdialog der gewünschten Applikation wird der Macros eArchiveprinter aufgerufen. Die erzeugten Image-Dateien werden an das Macros eDMS, an Macros eWorkplace oder an ein Archiv-/Storage-System übergeben und die Indizieroberfläche öffnet sich. Daher ist der Macros eArchiveprinter für Unternehmen das ideale Instrument zur Dokumentablage, die keine tiefe Integration in MS Office u. ä. Programme benötigen.
Der Macros eArchiveprinter kann am Einzel-Arbeitsplatz oder über Softwareverteilung unternehmens- bzw. abteilungsweit installiert werden. Der Anwender startet die Ablage über das Drucken-Menü der jeweiligen Anwendung. Der anschließende Ablagedialog orientiert sich an den bereits vorhandenen Ablagestrecken der Abteilung bzw. des Unternehmens. Der Mitarbeiter kann mit der gewohnten Indizieroberfläche das Dokument für die Ablage verschlagworten. Seinen Seitenoutput bekommt der Macros eArchiveprinter vom Microsoft-PrinterDriver als Bitmap geliefert, den er in das gewünschte Image-Format (TIF, JPEG, BMP, PNG) umwandelt und/oder in den gewünschten Container einpackt (Multipage-TIFF, PDF, ZIP). Die Sicht, die Sie beim Ausdruck der Datei auf dem Papier vor sich sehen würden, stellt auch die entstandene Imagedatei dar. Für die elektronische Archivierung ergeben sich durch den Macros eArchiveprinter zwei weitere Vorteile: Die Dateien liegen alle in einem einheitlichen Format vor und müssen nicht mehr vor der Ablage gerendert werden. Als Imagedateien erfüllen sie die Vorgaben der PDF/A-Spezifikation und somit die rechtlichen Vorgaben an eine Langzeitarchivierung.
Übrigens: Für eine weiterführende Arbeit mit den abgelegten Inhalten, etwa Office-Dokumenten, bietet Ihnen Macros die Adapterserie Macros eXtensions für E-Mail- und Office-Systeme. Hier lassen sich Dokumente aus den Anwendungen direkt ablegen, aber auch aus dem Endsystem wieder aufrufen.